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L’appel de loyer du bail commercial

L’appel de loyer est un document transmis par le bailleur au preneur selon la fréquence de paiement du loyer (annuelle ou trimestrielle) ; il rappelle le montant dû par le locataire pour l’échéance concernée. L’avis d’échéance du loyer n’est pas une obligation légale, mais les propriétaires y ont recours pour des raisons pratiques.

L’avis d’échéance du loyer n’est pas une obligation légale

Durant l’exécution du contrat de bail, le preneur est tenu de verser le loyer ainsi que les charges telles qu’indiquées au sein du contrat de location.
Bien qu’il ne s’agisse pas d’une obligation légale, la majorité des bailleurs transmet un appel de loyer également appelé avis d’échéance de loyer afin de rappeler au locataire les paiements dus pour une période donnée (un mois ou un trimestre).
Rappel des obligations contractuelles au preneur, outil de suivi de gestion pour le bailleur, l’appel de loyer permet de suivre le paiement des loyers au-fur-et-à-mesure de l’exécution du contrat de bail commercial.
Il est par ailleurs particulièrement opportun dans certaines situations (révision ou indexation du loyer, facturation de travaux pris en charge par le bailleur etc.).
Il doit être transmis gratuitement au locataire, toute clause qui prévoirait une facturation afférente à l’émission d’un appel de loyer est illégale.

L’avis d’échéance du loyer n’est pas une obligation légale

L’appel de loyer : un outil de suivi du paiement des loyers

S’il n’existe pas d’obligation d’envoi d’appel de loyer, il permet au bailleur de suivre les paiements à recevoir, le preneur quant à lui acter les paiements à réaliser. A l’instar d’une facture, il rappelle au locataire qu’il doit prévoir le règlement de son loyer.

L’appel de loyer en cas de révision ou indexation du loyer

Le statut des baux commerciaux prévoit une révision légale du loyer du bail commercial pouvant intervenir tous les trois ans. Cette dernière est calculée selon la dernière valeur publiée de l’indice sélectionné au sein du bail commercial (ILAT ou ILC). Dans ces circonstances, le propriétaire bailleur transmet à son locataire un courrier demandant la révision du loyer (sous la forme recommandée avec accusé de réception ou par voie extrajudiciaire) pour ensuite l’incorporer directement au sein des appels de loyers à venir.
Lorsqu’une clause d’échelle mobile est insérée au sein du bail, la procédure diverge quelque peu, en ce sens que le propriétaire n’est pas tenu de demander la révision du loyer et qu’elle s’applique automatiquement et peut donc être prise en compte dans le cadre des appels de loyers futurs.

L’appel de loyer en cas de prises de participations diverses

Dans le cadre des baux commerciaux, vous êtes souvent amenés à concéder des avantages à votre locataire afin de le mettre dans de bonnes conditions d’exploitation. Ainsi, il peut arriver que vous lui octroyiez des travaux qui ne sont pas nécessairement pas à votre charge, que vous lui en fassiez l’avance que vous répercutez ensuite mensuellement pendant une durée fixée entre vous.
Dans ces conditions l’appel de loyer permet de récapituler le remboursement de ces montants, voire des déductions, si le locataire a pris l’initiative de réaliser avec votre accord des travaux qui vous étaient imputables et dont vous lui devez remboursement.

L’appel de loyer en cas d’impayés

En cas de situation d’impayés, l’appel de loyer s’avère particulièrement utile car si vous deviez ouvrir une procédure, ils vous seraient explicitement demandés par votre conseil juridique.
Par ailleurs, il permet en cas d’un impayé d’un mois par exemple, de rappeler au locataire le montant global qu’il vous doit.

Comment rédiger un appel de loyer ?

L’appel de loyer n’étant pas obligatoire, il n’y a pas de formalisme particulier à respecter pour qu’il soit valide. Ce document étant à vocation informationnelle, il est important qu’il regroupe les informations utiles :
• l’identité du propriétaire bailleur (personne physique ou société selon le mode détention du local d’entreprise) ;
• l’identité du locataire (personne physique ou société selon le mode d’exploitation de l’activité) ;
• l’adresse du local d’entreprise loué ;
• la date d’échéance du loyer à venir
• le montant du loyer
• le montant des charges en précisant s’il s’agit de provisions pour charges ou de charges au forfait ;
• les éventuelles sommes dues au titre de précédents appels de loyer (impayés) ;
• les éventuelles déductions liées aux travaux réalisés par votre locataire et pour lesquels vous avez accepté une prise en charge totale ou partielle ;
• les éventuelles régularisations de charges réalisées annuellement.
Vous pouvez consulter notre modèle d’appel de loyer à télécharger directement.