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Panorama sur la lettre d’intention

Vous avez finalement réussi à trouver le local conforme à votre recherche. La visite du bien a été concluante, vous avez analysé l’ensemble des paramètres, vous souhaitez vous positionner sur le bien. Pour l’heure, vous vous interrogez sur les démarches à entreprendre : déposer votre dossier ? produire une lettre d’intention ?

La lettre d’intention : un excellent moyen pour se positionner vis-à-vis du bailleur

Nous allons évoquer le régime juridique de la lettre d’intention, à savoir si elle revêt ou non un caractère engageant pour l’une et l’autre des parties.
Au-delà de l’approche strictement juridique, elle est un bon moyen de montrer au propriétaire que vous êtes particulièrement intéressé pour prendre à bail son local.
Son aspect formel vient matérialiser votre volonté de signer le bail avant de constituer votre dossier.
Vous l’aurez compris, elle incarne donc un excellent moyen de démontrer votre engagement ainsi que votre sérieux.

La lettre d’intention : un excellent moyen pour se positionner vis-à-vis du bailleur

Le régime juridique de la lettre d’intention

La lettre d’intention, communément appelée « Letter Of Interest » (L.O.I.) désigne un document précontractuel qui contient les conditions dans lesquelles une des parties est prête à s’engager contractuellement.
En somme, la lettre d’intention constitue une offre de prendre en location un local dans des conditions telles que définies au sein de cette dernière.

La lettre d’intention s’inscrit dans le mécanisme de l’offre et de l’acceptation en droit des obligations

L’ordonnance 2016-131 du 10 février 2016 consécutive à la réforme du droit des obligations n’a provoqué aucune modification quant au régime juridique de l’offre et de l’acceptation. En vertu des dispositions de l’article 1113 du Code civil : « Le contrat est formé par la rencontre d'une offre et d'une acceptation par lesquelles les parties manifestent leur volonté de s'engager.
Cette volonté peut résulter d'une déclaration ou d'un comportement non équivoque de son auteur. »
A noter que pour être valable l’offre doit répondre à des conditions : capacité, consentement, objet et cause.
Une fois établie, la lettre d’intention constitue une offre de location d’un local à destination de son propriétaire.

La lettre d’intention doit contenir les conditions dans lesquelles vous êtes disposés à louer un local

L’article 1114 du code civil dispose : « L'offre, faite à personne déterminée ou indéterminée, comprend les éléments essentiels du contrat envisagé et exprime la volonté de son auteur d'être lié en cas d'acceptation. A défaut, il y a seulement invitation à entrer en négociation ».

Plus précisément, cet article nous invite à insister sur la nécessaire insertion d’éléments de précisant les contours et conditions afin que vous vous engagiez.

L’offre est datée et peut fixer un délai, ainsi elle est engageante pour son émetteur pendant la durée mentionnée au sein de lettre.
Elle ne peut d’ailleurs faire l’objet d’une rétraction avant l’expiration du délai mentionné. Néanmoins la rétractation de l’offre s’oppose à la conclusion du contrat et engagera simplement la responsabilité extracontractuelle de l’émetteur.
Le destinataire quant à lui, jouit de la faculté de l’accepter ou non, la lettre d’intention n’emporte donc en aucun cas une acceptation automatique ou tacite de ce dernier.

Comment rédiger une lettre d’intention pour la location d’un local d’entreprise ?

Nous l’avons évoqué, afin d’être valable, la lettre d’intention doit comporter des précisions. Lorsque vous avez visité les locaux objets de votre intérêt, le propriétaire vous a communiqué les conditions de location du bien. Veillez donc à bien formuler votre lettre afin qu’elle soit valable et recevable.

La désignation des locaux

Il est très important de désigner précisément les locaux que vous avez l’intention de prendre à bail. Ainsi précisez clairement les éléments relatifs aux locaux dont il est question :
• l’adresse des locaux ;
• le numéro du bâtiment s’il y en a plusieurs ;
• la surface des locaux telle qu’elle vous a été communiqué ;

Les conditions juridiques

Ici, vous allez pouvoir préciser les conditions juridiques dans lesquelles vous êtes disposé à louer un local :
• le type de bail, en général il s’agit d’un bail commercial : 3/6/9 ans ;
• la date de prise d’effet du bail, il s’agit de la date à partir de laquelle le bail commence à courir, elle coïncide généralement avec la date de mise à disposition des locaux ;
• l’indexation du loyer : la loi offre au propriétaire la possibilité de réviser un loyer selon des indicateurs économiques. Il existe plusieurs indicateurs obligatoires ou facultatifs : l’indice du coût de construction (I.C.C.), l’indice des locaux commerciaux ( I.L.C) ou l’indice des loyers des activités tertiaires ( I.L.A.T.) ;
• le terme du loyer : le loyer est systématiquement payé d’avance, néanmoins il peut être payé mensuellement ou trimestriellement.
• la sous-location : en général la sous-location requiert une autorisation préalable du proprétaire. Si votre entreprise fait partie d’un groupe, il peut être utile de prévoir une autorisation de sous-location automatique, si bien que vous pourrez simplement informer votre propriétaire pour la domiciliation de l’ensemble des filiales du groupe.
• l’état de mise à disposition : en général le bailleur délivre les locaux en l’état ; il se peut que le bailleur s’engage à réaliser des travaux. Dans cette optique, il est important de rappeler le contenu de ces travaux ainsi que leur délai de réalisation.
• les travaux à la charge du bailleur et du preneur : les articles à la charge du bailleur sont les articles découlant de l’article 606 du Code civil : grosses réparations, gros entretiens, mise en conformité non imputable à l’activité du preneur.

Les conditions financières

En même temps que le bien vous a été proposé, il comportait des conditions financières, vous pouvez au sein de votre lettre d’intention proposer les conditions financières qui vous conviennent en précisant les points suivants :

• le loyer : ici pensez à bien indiquer un montant de loyer annuel hors taxes et hors charges.
• le régime fiscal : votre entreprise n’est peut-être pas assujettie à la T.V.A., quelle que soit votre situation, il est important de préciser le régime fiscal du bail ;
• la franchise de loyer : si vous sollicitez une franchise de loyer de la part du bailleur, il est important d’en justifier la cause ou bien son affectation : la réalisation de travaux qui concourent à l’amélioration des locaux. La plateforme illico locaux propose exclusivement des locaux avec des franchises de loyer, ce qui vous évitera de négocier sur ce point.
• les charges prévisionnelles : il ne s’agit pas d’un poste sujet à négociation, rappelez simplement les charges qui vous ont été indiquées en vérifiant bien que certaines charges annoncées vous sont réellement imputables : impôt foncier, assurance P.N.O., vidéo-surveillance, eau, entretien général, etc.
• le dépôt de garantie : il est généralement de trois mois de loyer hors taxes, hors charges.

La lettre s’intention peut être conditionnée par….

• l’obtention d’un ou plusieurs financements en vue de s’installer dans les locaux ;
• l’étude des clauses, des conditions du bail et des annexes ;
• d’un retour du propriétaire sous un délai particulier.