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Réunir les pièces indispensables à votre dossier

Vous avez transmis ou non une lettre d’intention au bailleur du local que vous convoitez. Quelle que soit l’issue de la négociation en cours, vous avez tout intérêt à vous lancer dans une tâche administrative de poids : constituer le dossier de location de votre entreprise.
Si certains bailleurs demandent des pièces particulières, nous allons tenter ici de vous guider afin de constituer un dossier qui permettra à un propriétaire de se positionner rapidement.

Le dossier de location de votre entreprise : le reflet de la légitimité du dirigeant et de la santé financière de votre entreprise

Très redoutée en matière de location de locaux d’habitation, l’étape de la constitution du dossier et a fortiori son étude par le propriétaire requiert d’être transparent afin de fournir une image fidèle de votre entreprise.
Si le dossier doit contenir des éléments financiers, n’oubliez pas que les entreprises sont portées par des hommes. Votre histoire, votre formation, votre parcours professionnel, sont autant de facteurs déterminants qui peuvent susciter la confiance de votre bailleur dans votre projet d’entreprise.
Apporter des précisions sur votre parcours et vos objectifs est d’autant plus important s’agissant de sociétés en création.
Enfin, si le propriétaire doit pouvoir juger des garanties liées à votre activité et subséquemment votre capacité à honorer le paiement des loyers, être garant personnellement ou avoir un garant peuvent constituer un plus.

Le dossier de location de votre entreprise : le reflet de la légitimité du dirigeant et de la santé financière de votre entreprise

Précisez qui vous êtes

Ne faites-vous pas partie des personnes qui souhaitent avoir un maximum d’informations sur un produit avant de l’acheter ou bien l’utiliser ?
Dites-vous qu’un propriétaire raisonne de la même manière avant même de signer un contrat de bail. Il faut dire que le contrat de bail est engageant pour les parties, et si une défaillance peut être envisagée, autant ne pas s’exposer à un risque.
Ainsi un propriétaire s’interrogera sur plusieurs points :
• votre secteur d’activité : les bailleurs sont très attentifs aux secteurs d’activité de leurs locataires : est-ce une activité pérenne ? une activité réglementée ? une activité source de nuisance ?
• la viabilité de votre activité : vous avez décroché de nombreux contrats, mais le propriétaire à un a priori négatif sur votre activité, il faut lui indiquer dans quelles mesures vous êtes actif, et proactif, la nature et le nombre de contrats signés peuvent incarner un signe encourageant.
• votre légitimité à porter ce projet ou cette activité : votre formation est-elle en adéquation avec le projet que vous portez ? Cela n’est peut-être pas le cas et nul doute que vous serez capable d’exceller dans votre activité, néanmoins, il faut démontrer votre aptitude, votre légitimité à vous illustrer dans une activité.
Pensez donc à bien vous présenter, et surtout à expliquer les circonstances qui vont ont amené à vous illustrer dans une activité donnée : besoin personnel, aide à des personnes proches ou des tiers, constat de problème de marché non résolu.
Vous êtes passionné par votre activité ? C’est un très bon point mais cela ne suffit pas toujours.
Indiquez précisément les compétences que vous avez développé et qui vous permettent d’être un dirigeant légitime, ayant conscience des engagements que vous souscrivez.

La liste des pièces à insérer dans votre dossier

Un certain nombre de pièces peuvent vous être demandées au moment de la constitution de votre dossier. Le nombre et la nature des pièces varient selon les propriétaires bailleurs, nous allons tenter ici de vous indiquer les pièces fréquemment sollicitées.

Les pièces de votre entreprise

Tout d’abord, il est important de rappeler que votre activité peut être exploitée sous la forme juridique d’une entreprise ou d’une société.
Si vous avez créé une société, cette dernière est née d’un acte constitutif : les statuts ;
• les statuts comportent de nombreuses informations inhérentes au fonctionnement de l’entité juridique que vous avez créée : forme (société de personne ou de capitaux), capital social (indicateur des moyens financiers dont dispose votre société), actionnariat (votre société comporte-t-elle un associé unique ? qui est associé à vos côtés ? Quel est son rôle ? Sa fonction ? etc.)
• un extrait K-bis de moins de trois mois : l’extrait k-bis comprend toutes les informations relatives à votre entreprise à l’instar d’une carte grise pour une voiture. Date d’immatriculation, adresse de votre siège social, dirigeant, il permet également d’alerter son lecteur sur tout évènement susceptible de fragiliser votre candidature : procédure collective en cours : redressement judiciaire, liquidation etc.
• le dernier bilan de votre société : le bilan reflète l’activité économique et la santé financière de votre société. De nombreux indicateurs permettent d’analyser la pérennité d’une entité en comparant notamment l’évolution de votre chiffre d’affaires d’une année sur l’autre.
• le relevé d’identité bancaire de la société : la production d’un R.I.B. atteste de la domiciliation de votre société dans une établissement bancaire ;
• l’attestation d’assurance des locaux : lorsque vous louez des locaux, vous devez souscrire un contrat d’assurance auprès d’une compagnie notoirement solvable contre les risques de sinistre. Cette dernière est à remettre au bailleur le jour de la signature du bail.
• l’état d’endettement : fourni par les greffes des tribunaux de commerce, il fournit un état des inscriptions des privilèges et nantissements ou les inscriptions prises par rapport à un impayé.

Les pièces du dirigeant

Au-delà de l’analyse de la société à proprement parler, le bailleur portera une attention particulière aux pièces fournies par le dirigeant de la société.
• la copie de votre justificatif d’identité ;
• l’avis d’imposition du gérant : il permettra de confirmer les revenus déclarés au sein du bilan de la société et fournira une vision plus large de vos revenus sur un exercice.
• le justificatif de domicile du dirigeant : vous pouvez produire une facture d’abonnement auprès de votre fournisseur en gaz ou électricité, en télécom pour les lignes fixes à l’exclusion des lignes de téléphones mobiles.
Certains propriétaires pourront vous demander des pièces supplémentaires :
• le régime matrimonial : dans l’optique où vous êtes mariés sous le régime légal de la communauté réduite aux acquêts, le bailleur pourra vous demander la copie de la pièce d’identité de votre conjoint ainsi qu’une copie de votre livret de famille.
• le cas du PACS : si vous avez conclu un PACS, le bailleur peut être amené à vous demander la copie du récépissé de l’enregistrement ainsi que la copie de la pièce d’identité de votre partenaire pacsé.

Les pièces du garant

Généralement les propriétaires bailleurs souhaitent que les dirigeants des entreprises avec lesquelles ils signent un bail se portent garants à titre personnel pour le compte de leur entreprise.
Ainsi les pièces sont les mêmes que celles indiquées au sein de la rubrique relative aux pièces du dirigeant. Si le garant devait être une autre personne, elle devrait produire les mêmes pièces que celles qui ont été demandées au dirigeant.

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