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Calculer votre budget locatif

Vous avez défini un ou plusieurs secteurs géographiques d’implantation, ainsi que la surface du local qui convient à votre entreprise.
Parlons maintenant du nerf de la guerre : le budget à mobiliser pour la location de votre local.

Votre budget doit répondre aux capacités financières de votre entreprise

Le secteur, le type de bien, sa surface et sa composition sont autant de facteurs qui définissent le coût d’une location.

Si le loyer et les charges sont les premiers éléments qui viennent à l’esprit, ils n’incarnent pas les seuls coûts afférents à la location du local de votre entreprise.

D’autres coûts, plus accessoires sont à prévoir lors de votre installation.
Lorsqu’une entreprise s’installe au sein de nouveaux locaux, elle doit mobiliser des fonds importants afin d’assumer diverses dépenses. Certaines sont inextricables, d’autres peuvent être évités.

Petit tour d’horizon des frais à prévoir.

Votre budget doit répondre aux capacités financières de votre entreprise

Prévoir les frais liés au bail

La location de vos locaux vous expose à plusieurs catégories de frais. Les frais liés au bail peuvent être diminués en supprimant les frais de location facturés par les agences immobilières.

Les frais du contrat de bail

La signature de votre contrat de bail emporte concomitamment le paiement de plusieurs factures qui vont diminuer la trésorerie de votre entreprise.

Votre propriétaire bailleur vous remettra deux factures :
• la facture du dépôt de garantie qui correspond à trois mois loyer hors taxes hors charges;
•L’avance du premier loyer et des charges : le terme du loyer est à échoir en ce sens qu’il est payable d’avance.

Vous devez donc débourser l’équivalent de quatre mois de loyers dès la signature pour les loyers payables mensuellement d’avance et jusqu’à six mois de loyers pour loyers payables trimestriellement d’avance.
Certains propriétaires peuvent également vous facturer des frais de rédaction de bail et d’état des lieux. Même si cette facture est généralement moindre, elle s’additionne aux autres et constitue une charge à prévoir pour votre entreprise.

Les éventuels frais d’agence immobilière

Il y a deux manières de trouver son local, en direct avec un propriétaire, ou via les services d’une agence immobilière.
Lorsqu’une agence immobilière est impliquée dans la location, elle facture des honoraires de 30% du loyer annuel hors taxes charges repartis pour moitié entre le bailleur et le preneur.
Prenons l’exemple de la location d’un entrepôt dont le loyer mensuel est de 1 000 €, si la location a eu lieu par l’intermédiaire d’une agence, cette dernière vous remettra une facture de 1 800 € hors taxes.
Il s’agit donc d’une somme non négligeable qui nous conduit à vous conseiller de chercher des locaux directement proposés par des particuliers.
Par ailleurs en cherchant vos locaux sur illico locaux, vous économisez des mois de loyers gratuits directement offerts par le propriétaire, vous n’avez pas de frais d’agence à payer puisque le bien est directement proposé par le propriétaire bailleur.

Prévoir les frais liés à aux aménagement et déménagement

Lorsque vous installez votre entreprise au sein de nouveaux locaux, vous allez y installer vos matériaux et matériels, qui plus est vous serez certainement amenés à réaliser des aménagements spécifiques au sein du local.

Les frais d’aménagement

Quel que soit le type de local que vous louez : un local commercial, d’activités, un bureau ou un entrepôt, les locaux vous sont proposés avec une distribution spécifique qui peut être améliorée pour votre activité.
L’installation d’une extraction pour un restaurateur, l’adaptation d’une installation électrique par rapport à des besoins spécifiques pour des ateliers utilisant de grosses machines, l’installation d’un rayonnage qui permette d’optimiser le stockage ;
Ces aménagements, sont à la charge du locataire puisqu’ils répondent aux besoins particuliers de son activité, à ce titre le locataire doit prévoir leur financement dans son business plan.
Informez-vous également sur les dispositions de votre convention collective qui peut vous imposer de disposer d’une douche pour les métiers du bâtiment notamment.

Les frais de déménagement

Vous installez ou déménagez votre entreprise dans de nouveaux locaux. A cet effet, vous devez transférer vos matériels et matériaux dans votre local.
Afin de déménager vos matériels, commencez par en évaluer le volume, communiquez ensuite ce volume à plusieurs compagnies de déménagement concurrentes afin qu’elles vous transmettent des devis. Trois devis suffisent à vous faire une idée du coût, n’hésitez pas à consulter les avis laissés sur le web afin de sélectionner celle qui vous proposera le meilleur rapport qualité prix.
Organisez-vous, étiquetez vos produits et marchandises afin que vos cartons, notez leur pièce de destination afin que l’enlèvement et le transfert dans vos locaux par les déménageurs se réalise dans les meilleures conditions.
Si vous êtes bien organisés, le déménagement n’immobilisera pas l’activité de votre entreprise.

Prévoir les frais liés à votre installation

Pour exploiter vos nouveaux locaux, vous aurez besoin de souscrire plusieurs contrats et abonnements.

La souscription d’un contrat d’assurance

Lors de la signature du bail, le bailleur demande systématiquement au preneur de lui remettre une attestation d’assurance des locaux donnés à bail.
Cette dernière couvre votre activité, et garantit au propriétaire qu’en cas de sinistre ou de litige votre assurance interviendra.
Afin d’obtenir cette attestation, consultez votre organisme habituel, analyser bien les clauses relatives notamment à la perte d’exploitation – question centrale dans le cadre d’un sinistre ou d’une crise sanitaire comme celle Covid-19 –.

La souscription d’un contrat d’énergie et télécom

Pour être exploitable, votre local doit être alimenté en électricité. Votre bailleur vous communiquera votre référence d’acheminement ou point de livraison afin de procéder à l’ouverture de votre compte et l’activation de votre compteur.

Enfin, souscrivez un abonnement internet et téléphonique. L’avènement des nouvelles technologies de l’information et de la communication nous oblige à être équipés et connectés.