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Quelles pièces demander à mon futur locataire ?

Vous avez réalisé une visite de votre bien qui semble concluante : le candidat locataire vous informe de sa volonté de louer votre local. Pour lui donner votre accord, vérifiez les pièces de son dossier.

Qui est le dirigeant ? Quelle activité exerce-t-il ?

Parmi les dirigeants en recherche de locaux, il existe des porteurs de projet, des dirigeants d’entreprise existantes depuis plus ou moins de temps.
Le dirigeant incarne la personne clé de l’entreprise. Il porte l’ensemble des responsabilités (économiques, financières, fiscales et sociales). C’est pourquoi, il est recommandé de porter une attention particulière aux points suivants :
• le secteur d’activité : les bailleurs sont très attentifs aux secteurs d’activité de leurs locataires : est-ce une activité pérenne ? une activité réglementée ? une activité source de nuisance ?
• la viabilité de l’activité : le locataire dispose-t-il des sources de revenu suffisantes pour assumer l’ensemble des charges de son entreprise ?
• la légitimité du dirigeant à porter ce projet ou cette activité : le locataire a réalisé une formation en adéquation avec le projet qu’il porte ? Si cela n’est pas le cas, essayez d’en savoir davantage sur ses aptitudes à gérer une telle activité.

Qui est le dirigeant ? Quelle activité exerce-t-il ?

La liste des pièces à demander à votre futur locataire

Afin de sécuriser la location de votre local, vous êtes amené à demander un certain nombre de pièces à votre futur locataire afin qu’il constitue son dossier. Le nombre et la nature des pièces varient selon les propriétaires bailleurs, nous allons tenter ici de vous indiquer les pièces fréquemment sollicitées.

Les pièces de l’entreprise du locataire

Tout d’abord, il est important de rappeler que l’activité d’un exploitant peut être exercée sous la forme juridique d’une entreprise ou d’une société.
Si le locataire exploite sous la forme d’une société, cette dernière est née d’un acte constitutif : les statuts ;
• les statuts comportent de nombreuses informations inhérentes au fonctionnement de l’entité juridique : forme (société de personne ou de capitaux), capital social (indicateur des moyens financiers dont dispose la société), actionnariat (la société comporte-t-elle un associé unique ? qui est associé à aux côtés du dirigeant ? Quel est son rôle ? Sa fonction ? etc.)
• un extrait K-bis de moins de trois mois : l’extrait k-bis comprend toutes les informations relatives à l’entreprise à l’instar d’une carte grise pour une voiture. Date d’immatriculation, adresse du siège social, désignation du dirigeant, il permet également d’alerter son lecteur sur tout évènement susceptible de fragiliser la candidature de la société : procédure collective en cours : redressement judiciaire, liquidation etc.
• le dernier bilan de la société : le bilan reflète l’activité économique et la santé financière de la société candidate. De nombreux indicateurs permettent d’analyser la pérennité d’une entité en comparant notamment l’évolution du chiffre d’affaires d’une année sur l’autre.
• le relevé d’identité bancaire de la société : la production d’un R.I.B. atteste de la domiciliation de la société dans une établissement bancaire ;
• l’attestation d’assurance des locaux : en même temps que le locataire signera le contrat de bail, il devra vous remettre une attestation d’assurance souscrite auprès d’une compagnie notoirement solvable contre les risques de sinistre.
• l’état d’endettement : fourni par les greffes des tribunaux de commerce, il fournit un état des inscriptions des privilèges et nantissements ou les inscriptions prises par rapport à un impayé.

Les pièces du dirigeant, gérant, ou entrepreneur

Au-delà de l’analyse de la société à proprement parler, vous portez une attention particulière aux pièces fournies par le dirigeant de la société.
• la copie de son justificatif d’identité ;
• l’avis d’imposition du gérant : il permettra de confirmer les revenus déclarés au sein du bilan de la société et fournira une vision plus large de ses revenus sur un exercice et sa capacité éventuelle à absorber des pertes ou difficultés de l’entreprise.
• le justificatif de domicile du dirigeant : une facture d’abonnement auprès d’un fournisseur en gaz ou électricité, en télécom pour les lignes fixes à l’exclusion des lignes de téléphones mobiles.
Certains propriétaires sollicitent des pièces complémentaires :
• le régime matrimonial : dans l’optique où le locataire est marié sous le régime légal de la communauté réduite aux acquêts, vous pouvez demander la copie de la pièce d’identité du conjoint du candidat locataire ainsi qu’une copie de son livret de famille.
• le cas du PACS : si le locataire a conclu un PACS, le bailleur peut être amené à demander la copie du récépissé de l’enregistrement ainsi que la copie de la pièce d’identité du partenaire pacsé du locataire.

La possibilité de demander un garant

Certains bailleurs demandent systématiquement qu’un garant concourt à l’acte en vue de garantir le parfait paiement des loyers quelle que soit l’évolution de l’activité de l’entreprise.
Plus généralement le recours au garant est sollicité lorsque vous avez un doute sur les capacités de l’entreprise à assumer les charges (cas des sociétés en création, sociétés jeunes, activités soumises à des fluctuations législatives et règlementaires etc.).
Ainsi les pièces sont les mêmes que celles indiquées au sein de la rubrique relative aux pièces du dirigeant. Si le garant devait être une autre personne, elle devrait produire les mêmes pièces que celles qui ont été demandées au dirigeant.